Le 8 juin dernier avait lieu le Sommet Retour au bureau, organisé par Infopresse, en collaboration avec Index-Design. Lors de l'événement, des experts en design, culture d’entreprise, communications et innovations technologiques se sont exprimés tour à tour sur le retour au bureau des employés afin d'aider les designers et architectes à mieux soutenir leurs clients dans cette transition imminente ou amorcée.
Ingénieur industriel, président de Coworking Québec et directeur général, cofondateur de Continuums, Ian-Patrick Thibault n’est ni architecte, ni designer, il se présente plutôt comme créateur d’espaces et de lieux, passionné d'innovation et toujours à l'affût des tendances en matière d'évolution des lieux de travail.
ID/ À quoi les architectes et designers devront-ils réfléchir en vue d’optimiser les espaces de travail ?
Selon moi, l’optimisation des espaces de travail traditionnels passe par une flexibilité accrue, un vecteur de culture et un code sanitaire 2.0.
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Ian-Patrick Thibault, Directeur général, cofondateur de Continuums.
La flexibilité doit offrir la possibilité de prévoir différentes zones et de permettre de nouvelles configurations ultra-rapides, idéalement par les usagers eux-mêmes.
Le déclin de la culture d’entreprise reste un enjeu très important de la pandémie. Dans le passé, le bureau servait de vecteur de propagation pour la culture d’entreprise, ce n'est maintenant plus le cas.
Enfin, même si la pandémie finit par ne devenir qu’un souvenir, les enjeux sanitaires resteront toujours importants (pensez à la grippe, au rhume et à la gastro) et il convient d’y penser dès maintenant afin d’adopter certains changements « permanents ».
ID/ Quels sont les éléments à considérer pour zonifier les espaces de travail ?
La zonification adaptée aux usagers. Le bureau doit contenir différentes zones (pour se concentrer, pour échanger, pour amuser les enfants, etc.). Les membres des équipes doivent être libres de se promener d’une zone à l’autre sans contrainte. Pour y arriver, il faut s’assurer de mettre en place un système de réservation adéquat pour permettre le « hot desking ».
La conversion rapide. Cet élément consiste à convertir une zone en une autre de façon très rapide. Pensez à une cafétéria scolaire dont les tables se replient après le repas pour en faire une grande salle d’activité ou à une salle de rencontre qui peut être convertie en bureau de projet. Cet aspect de la flexibilité peut aussi s’exprimer par la création de zones temporaires (murs vitrés amovibles) ou paravents pour créer une ambiance.
À noter qu’il faut que les politiques en place permettent aux employés de s’approprier les espaces et de les transformer, aux entreprises de juger des limites qu'elles désirent imposer !
ID/ Comment la culture d’entreprise est-elle directement liée à l’espace ?
Pour faire évoluer la culture d’entreprise en mode 2.0, les designers devront permettre des aménagements qui offrent une meilleure collaboration entre les employés présents sur les lieux physiques et ceux qui n’y sont pas. Ceci passe principalement, par la création d’espaces Phygitaux (Physique-Digitaux), permettant que les gens en présentiel et à distance puissent travailler en équipe de façon fluide. Plusieurs solutions existent afin de minimiser les barrières, tels que les systèmes de vidéoconférences adaptés à la collaboration et des outils collaboratifs (Miro, Teams, etc.)
Le design des espaces devra s’exporter dans les multiples espaces de travail utilisés par les employés (bureau principal, tiers-lieux, résidences) afin que l’employé puisse sentir la culture de l’entreprise autour de lui, en tout temps. Ceci peut s’accomplir par l’entremise de matériel informatique aux couleurs de l’entreprise ou tout autre objet physique ou immatériel. Un des meilleurs contre-exemples que je puisse nommer est celui d’une entreprise très transparente en présentiel, mais dont les plateformes virtuelles sont des carcans hermétiques et opaques.
ID/ Quels sont les éléments à pérenniser en vue d’une prochaine crise sanitaire ?
Il faut repenser le matériel afin de limiter la propagation. Le design de certains objets avec des revêtements de cuivre (poignées de porte notamment) ou de Microban dans le cas d’objets plastiques est une bonne pratique à long terme.
Il faudra aussi prévoir une approche sans contact afin de limiter la contamination. Elle s’applique très bien aux systèmes d’accès (à carte ou Bluetooth), et aux systèmes d’éclairage ou de chauffage par application cellulaire de vos aires de travail.
Finalement, il faut aussi penser à l’équipement de protection permanent, telle que la ventilation avec désinfection par UV, ou de nouveaux processus comme la désinfection robotisée par UV.
ID/ À quoi ressemblera le bureau du futur ?
Le bureau du futur sera délocalisé, flexible et dynamique. Il nous permettra de travailler à notre plein potentiel en favorisant la collaboration et les contacts humains et en s’adaptant à la réalité de tous les employés.
Le bureau physique sera encore situé dans les centres-villes, mais il aura des antennes régionales via les coworkings ou des bureaux satellites.
Au niveau virtuel, il sera encore plus intégré grâce aux suites informatiques de type Office365 et permettra une collaboration fluide selon le concept partout - tout le temps – de toutes les façons. Que ce soit du bureau, du coworking ou de la maison, en mode synchrone ou asynchrone ou via laptop, cellulaire ou tablette, la collaboration pourra être omniprésente.
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Pour bien préparer le retour dans les espaces bureaux
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Couverture: Ian-Patrick Thibault / Kinzo-Berlin
